Neue Anforderungen an Kassensysteme ab 1. Januar 2017

Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) hat die Vorgaben für eine ordnungsgemäße Kassenführung deutlich verschärft, die neuen Regelungen treten ab 01.01.2017 in Kraft. Da Sie ein bargeldintensives Gewerbe betreiben, sind Sie von den neuen Regelungen direkt betroffen.

Die Kassensysteme müssen ab 2017 den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-geschützter Buchhaltung (GoBS) und den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) entsprechen.

Es ist davon auszugehen, dass die Finanzverwaltung die Einhaltung der GoBS und der GDPdU verstärkt prüfen wird und bei Verstößen mit aller Härte versuchen wird die negativen Konsequenzen für den Steuerpflichtigen durchzusetzen.

Die Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich in nicht veränderbarer Form aufzuzeichnen, eine nachträgliche Erstellung ist grundsätzlich, auch durch uns als Steuerkanzlei, nicht zulässig. Es ist außerdem zu beachten, dass die Kasse jederzeit kassensturzfähig ist und der tatsächliche Bargeldbestand mit den Aufzeichnungen übereinstimmt. Der Steuerpflichtige hat außerdem dafür Sorge zu tragen, dass täglich ein Kassenschluss durchgeführt wird und mit diesem der Tagesendbestand ermittelt wird.

Elektronische Kassensysteme sind ab dem 01.01.2017 für bilanzierende Steuerpflichtige zwingend vorgeschrieben.

Diese Kassensysteme sind nur noch zulässig, wenn ein Datenexport möglich ist. Die gedruckte Ausgabe von Journalen (z. B. Z-Bon) genügt den Anforderungen der Finanzverwaltung nicht mehr. Weiterhin ist eine Verdichtung der Daten (Zusammenfassung der Einzelbuchungen im täglichen oder monatlichen Z-Bericht) unzulässig. Es müssen zusätzlich sämtliche digitalen Einzeldaten gespeichert werden:

-        Journaldaten

-        Auswertungsdaten (Berichte)

-        Programmierdaten

-        Stammdatenänderungen

Die Daten müssen jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar in einer elektronisch auswertbaren Form 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Außerdem müssen die Daten unveränderbar und vollständig sein. Des Weiteren müssen Organisationsunterlagen, Bedienungs- und Programmieranleitungen jederzeit zur Verfügung stehen.

Wir empfehlen die Kassenaufzeichnungen grundsätzlich händisch in einem Kassenbuch zu führen, da eine ordnungsgemäße Kasse neben den Einnahmen (welche aus der Registrierkasse kommen) auch sämtliche Barausgaben beinhalten muss. Hier bestünde zwar grundsätzlich die Möglichkeit, die Barausgaben in die Registrierkasse einzutragen, dies hat sich jedoch in der Praxis als nicht praktikabel herausgestellt. Das Führen von Kassen in den EDV-Programmen Word und Excel wird von der Finanzverwaltung nicht mehr akzeptiert, da hier jederzeit nachträgliche Änderungen vorgenommen werden können.

Des Weiteren ist es (vor allem im Bereich der Gastronomie) sinnvoll ein sog. Zählprotokoll zu führen. Im Zählprotokoll wird täglich festgehalten, wie viele Scheine und Münzen sich zum Tagesende in der Kasse befinden z. B. 5 Scheine á 50 €, 10 Scheine á 20 €, usw. Das Zählprotokoll dient als Nachweis, dass der rechnerische Kassenbestand der geführten Kassenaufzeichnung mit dem tatsächlichen Bargeldbestand am Ende jedes Tages übereinstimmt. Das Zählprotokoll ist vom Unternehmer und einem Mitarbeiter zu unterschreiben.

Steuerpflichtige, welche Ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschussrechnung (gem. § 4 Abs. 3 EStG) ermitteln ist es noch seitens der Finanzverwaltung gewährt die Kassen ohne ein vorgenanntes EDV-Kassensystem als sog. „offene Ladenkasse“ zu führen. Es gelten jedoch die gleichen Grundsätze hinsichtlich der Aufzeichnungspflichten (handgeschriebene chronologisch fortlaufende Kassenaufzeichnung aller Einnahmen und Ausgaben, keine Word- oder Excel Kasse). Aufgrund des Fehlens einer Registrierkasse empfehlen wir in solchen Fällen umso mehr das Führen eines täglichen Zählprotokolls. Im Bereich der Gastronomie raten wir zudem dringend an, trotz der noch nicht bestehenden gesetzlichen Verpflichtung, eine Registrierkasse, welche die ab dem 01.01.2017 bestehenden gesetzlichen Mindestanforderungen erfüllt, anzuschaffen.

Werden Fehler in der Ordnungsmäßigkeit festgestellt, führt dies bei Betriebsprüfungen zur kompletten Verwerfung der Kasse und zu erheblichen Hinzuschätzungen und Nachzahlungen.

Um zu überprüfen ob Ihr Kassensystem den neuen Anforderungen entspricht, bitte ich Sie schnellstmöglich Kontakt mit dem Kassenaufsteller aufzunehmen bzw. wenn ein neues Kassensystem angeschafft werden muss, sich ebenfalls an einen Kassenaufsteller zu wenden. Leider können wir hier aufgrund der Vielzahl am Markt befindlichen Kassenanbietern keine Empfehlungen abgeben.

Abschließend möchte ich nochmals klar erwähnen, dass die Einhaltung der in diesem Schreiben dargestellten Anweisungen des BMF von größter Bedeutung sind. Verstöße können zu extrem negativen Konsequenzen seitens der Finanzverwaltung führen. Wir werden Sie bei der Umsetzung dieser neuen Regelungen bestmöglich unterstützen.