Behandlung von Aufwendungen für Arbeitnehmer bei Betriebsveranstaltungen

In vielen Unternehmen steht am Ende des Jahres eine Betriebsveranstaltung vor der Tür, die Weihnachtsfeier. Seit 1. Januar 2015 gelten gesetzliche Regelungen, die es bei der Besteuerung von Betriebsveranstaltungen zu beachten gilt. Bis zu zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr können danach für Mitarbeiter steuer- und sozialversicherungsfrei ausgerichtet werden. Das gilt, sofern die Kosten den Betrag von 110 €je Betriebsveranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer nicht übersteigen. Die 110 € stellen einen Freibetrag dar; das heißt, wird die Wertgrenze überschritten, muss nur der übersteigende Teil versteuert werden.

Das Bundesministerium der Finanzen hatte Ende letzten Jahres nochmals zur Besteuerung von Betriebsveranstaltungen klargestellt:

  • Eine Betriebsveranstaltung liegt vor, wenn es sich um eine Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter handelt, z. B Betriebsausflüge oder Weihnachtsfeiern.
  • Die Veranstaltung muss allen Angehörigen des Betriebs, eines Teilbetriebs oder einer in sich geschlossenen betrieblichen Organisationseinheit (z. B. einer Abteilung) offen stehen.
  • Zuwendungen im Rahmen einer Betriebsveranstaltung sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers inklusive Umsatzsteuer, und zwar unabhängig davon, ob sie einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet (z. B. Raummieten oder Kosten für einen Eventplaner; auch Kosten für Begleitpersonen des Mitarbeiters müssen berücksichtigt werden).
  • Soweit solche Zuwendungen den Betrag von 110 € je Betriebsveranstaltung und teilnehmenden Arbeitnehmer nicht übersteigen, bleiben sie beim Arbeitnehmer (wegen des Freibetrags) steuerlich unberücksichtigt.
  • Übersteigen die Kosten für eine von zwei Betriebsveranstaltungen den Freibetrag von 110 € und/oder nimmt ein Arbeitnehmer an weiteren Betriebsveranstaltungen teil, sind die insoweit anfallenden zusätzlichen Kosten zu besteuern.

Der Arbeitgeber kann diesen Arbeitslohn pauschal mit 25 % versteuern. Dies gilt allerdings nur dann, wenn die Teilnahme an der Veranstaltung allen Arbeitnehmern offen stand.

Bei der Besteuerung von Betriebsveranstaltungen sollte noch beachtet werden, dass Geldgeschenke, die kein zweckgebundenes Zehrgeld sind, nicht der Pauschalierungsmöglichkeit unterliegen und voll versteuert werden müssen.